033 200 30 83
In deze tips & tricks kijken we naar de context, impact en te ondernemen acties voor het onderwijs ten gevolge van de Wet open overheid (Woo).
Transparantie en toegankelijkheid
Openheid en transparantie zijn essentieel voor het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Daarom is het doel van de Woo om ervoor te zorgen dat bestuursorganen openheid en transparantie nastreven.
Hierbij moeten zij zelf, op eigen initiatief, documentatie binnen een aantal specifieke informatiecategorieën actief openbaar maken[1]. Op deze manier wordt de komende jaren steeds meer overheidsinformatie toegankelijk gemaakt voor iedereen.
Per 1 mei 2022?
De wet is weliswaar per 1 mei 2022 in werking getreden maar het uitrollen van de Woo zal – wat organisaties betreft – ‘top-down’, in fases plaatsvinden. De fasering wordt bij Koninklijk besluit bepaald[2]. Eerst zijn centrale overheden als ministeries aan de beurt, daarna provincies, gemeenten, waterschappen en zo verder. Op deze manier zullen de komende jaren van steeds meer overheidsorganisaties, steeds meer categorieën van overheidsinformatie actief openbaar worden gemaakt. Dit is veel werk en vraagt veel aanpassingen aan systemen. Door de fasering kan er tijd en ruimte gecreëerd worden voor gedegen voorbereidingen en een werkbare uitvoering in kleine stappen.
Wanneer het onderwijs hierin aan de beurt is voor wat betreft haar publieke taken (zie hierna), kan nu nog niet gezegd worden maar naar verwachting zal dat na 2024 zijn.
Onderwijs en de Woo
Korte samenvatting
Per direct resulteert de Woo binnen het onderwijs niet direct tot verplichtingen. Naar verwachting zal de Woo pas in 2024 op het onderwijs van toepassing zijn.
Voor wat betreft schoolbesturen en samenwerkingsverbanden met een privaatrechtelijke rechtsvorm zullen diverse uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Hierdoor mogen documenten die zouden kunnen vallen onder de Woo, niet actief openbaar worden gemaakt. Het gaat hierbij dan om diploma’s, verzuimgegevens en vrijstellingen van de leerplicht. Scholen met een publieke rechtsvorm zullen naar verwachting meer te maken krijgen met de Woo.
Uitgebreide toelichting Woo en onderwijs
In het onderstaande gaan wij voor de liefhebbers dieper in op de Woo en hoe deze van toepassing is op het onderwijs.
De vraag is op welke manier de Woo nu betrekking heeft op het onderwijs. Hierbij zullen we een onderscheid maken tussen:
- Schoolbesturen en samenwerkingsverbanden met een privaatrechtelijke rechtsvorm; en
- Schoolbesturen met een publiekrechtelijke rechtsvorm.
Privaatrecht: schoolbesturen
Schoolbesturen met een privaatrechtelijke rechtsvorm vallen onder de Woo ten aanzien van hun openbare gezagtaken. Dit betreft de navolgende publieke taken:
- Toelating/verwijdering van leerlingen;
- Afgifte van diploma’s, cijferlijsten en getuigschriften;
- Vrijstelling van leerplicht.
Privaatrecht: samenwerkingsverbanden
De publieke taak van samenwerkingsverbanden betreft de afgifte van de toelaatbaarheidsverklaring (TLV).
Publiekrecht: schoolbesturen
Binnen het onderwijs is er een beperkte groep schoolbesturen die onder een publiekrechtelijke rechtsvorm valt. Denk bijvoorbeeld aan publiekrechtelijke onderwijsinstellingen die door gemeenten in stand worden gehouden. Deze groep valt voor al haar taken onder de Woo.
Uitzonderingsgronden
Voor de bovengenoemde publieke gezagtaken voor schoolbesturen en samenwerkingsverbanden zullen zeer waarschijnlijk verschillende uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Dit betekent dat - op grond van deze uitzonderingsgronden – binnen het onderwijs diverse documenttypen en informatiesoorten niet actief openbaar mogen worden gemaakt.
Enkele uitzonderingsgronden zullen zijn:
Bijzondere persoonsgegevens en identificatienummers
De plicht van actieve openbaarmaking geldt niet, daar waar het gaat om bijzondere persoonsgegevens en identificatienummers (en voor strafrechtelijke persoonsgegevens). Deze uitzonderingsgrond is neergelegd in art. 5.1 lid 1 sub d en e Woo. Onder dit artikel valt ook informatie over individuen binnen het onderwijs en wordt er aangesloten bij de formulering van paragraaf 3.1 (en 3.2) en artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).
Medische gegevens
Ook valt onder de uitzonderingsgronden van art. 5.1 lid 1 sub d en e Woo informatie omtrent gezondheid van leerlingen bij scholen met het oog op begeleiding of speciale voorzieningen die nodig zijn voor leerlingen om deel te nemen aan het onderwijs (Paragraaf 3.1 van de UAVG, artikel 30).
Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
In artikel 5.2 lid 2 sub e Woo is bepaald dat informatie niet hoeft te worden verstrekt als het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van de privacy van betrokkenen. Op grond hiervan kunnen privacygevoelige gegevens van betrokkenen ook worden geanonimiseerd.
Beschikkingen
Er wordt zeer waarschijnlijk een plicht tot actieve openbaarmaking neergelegd ten aanzien van beschikkingen. Dit kan men vinden in art 3.3 lid 2 sub k[3] (nog niet formeel bekrachtigd). Vrijgesteld van de actieve openbaarmakingsplicht zullen bijvoorbeeld beschikkingen zijn:
- inzake een individuele leerling, deelnemer of student in het onderwijs en de educatie (art 3.3 lid 2 sub k 14° Woo);
- inzake het aangaan of beëindigen van een arbeidsovereenkomst (art 3.3 lid 2 sub k 15° Woo);
Hoe bereid je je voor op de Woo?
Artikel 4.7 van de Woo verplicht bestuursorganen die onder de Woo vallen om een Woo-contactpersoon aan te wijzen, waarbij de burger terecht kan met vragen over beschikbaarheid van overheidsinformatie. Ook zal deze contactpersoon kunnen worden ingeschakeld bij het verstrekken van documenten. Schoolbesturen met een publiekrechtelijke rechtsvorm zullen hier gehoor aan moeten geven.
Gezien de uitzonderingsgronden verwachten wij (vooralsnog) dat zo’n contactpersoon voor schoolbesturen en samenwerkingsverbanden met een privaatrechtelijke rechtsvorm niet nodig zal zijn.
Ondanks het feit dat binnen het onderwijs de verplichtingen van de Woo pas op termijn en (zeer) beperkt gaan gelden, is het raadzaam om de ontwikkelingen in de gaten te houden.
Voor zover van toepassing zou men kunnen gaan nadenken over het op orde brengen van de informatiehuishouding. Op deze manier krijgt men dan inzichtelijk welke documenten er in aanmerking zouden kunnen komen voor de plicht van actieve openbaarmaking. De kans is groot dat dit proces significant meer tijd in beslag zal nemen dan het uiteindelijk, daadwerkelijk aanbieden van de documenten op het centrale online overheidsplatform[4]. Zorg dat de betreffende documenten op een heldere manier worden gelabeld en voorzien van metadata[5].
Ook zijn voor IT-ers specificaties opgesteld waaraan moet worden voldaan om de documenten in de toekomst actief openbaar te maken via het centrale online overheidsplatform[6].
Afsluiting
We keken in deze tips & tricks naar de context, impact en te ondernemen acties voor het onderwijs ten gevolge van de inwerkingtreding van de Woo op 1 mei 2022.
Per direct resulteert de Woo binnen het onderwijs niet direct tot verplichtingen die leiden tot inspanning. Voor wat betreft schoolbesturen en samenwerkingsverbanden met een privaatrechtelijke rechtsvorm zullen diverse uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Hierdoor mogen documenten die zouden kunnen vallen onder de Woo, niet actief openbaar worden gemaakt.
Toch is het goed om de ontwikkelingen in de gaten te houden. Ook wij zullen dat doet. Wanneer zich nieuwe ontwikkelingen voordoen, zullen we hier aandacht aan besteden in onze nieuwsbrieven.
Vragen? Dan kunt u contact met ons opnemen, we helpen u graag.
[1] art. 3.3 lid 1 en 2 Woo, zie https://overheidenopenbaarheid.nl/woo/artikel-3-3-actieve-openbaarmaking-van-categorieen-informatie en https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/vragen-en-antwoorden/vac-actieve-openbaarmaking/wat-zijn-de-woo-categorieen
[2] art. 10.3 lid 2 Woo.
[3] https://overheidenopenbaarheid.nl/woo/artikel-3-3-actieve-openbaarmaking-van-categorieen-informatie.
[4] https://open.overheid.nl.
[5] Onder metadata wordt onder meer verstaan: wat is het onderwerp van het document, wanneer is het document vervaardigd, onder welke (sub)categorie valt het document, wie is verantwoordelijk voor het document, het bestandsformaat, behoort het document bij andere documenten etc. Ook moet het document in een bepaald formaat worden opgemaakt zodat het tezijnertijd gemakkelijk kan worden aangeboden op het centrale online overheidsplatform.
[6] Heel veel organisaties worden onder de Woo verplicht om informatie actief openbaar te maken. Daarom wordt voor het centrale online overheidsplatform ingestoken op gestandaardiseerde uniformiteit en selfservice. Momenteel worden voor het aanleveren en beheren van documenten twee opties ontwikkeld. Namelijk 1) Systeemkoppeling: documenten inclusief metadata kunnen via een push-API aan het centrale online overheidsplatform worden aangeboden en 2) Handmatig aanleveren: documenten inclusief metadata worden in het aanleverloket van het centrale online overheidsplatform handmatig aangeboden. Zie hiervoor onder meer het stappenplan: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/actieve-openbaarmaking-overheidsinformatie/stappenplan-aao en https://koop.gitlab.io/plooi/aanleveren/openapi-spec/.
