033 200 30 83
Update Archiefwet onderwijs
Onderwijsinstellingen beheren persoonsgegevens van leerlingen, zoals adresgegevens, verzuimregistraties, cijferoverzichten en diploma's. Aangezien deze informatie privacygevoelig is, dienen onderwijsinstellingen zich te houden aan vastgestelde bewaartermijnen volgens sectorale onderwijswetten en de AVG. Bovendien vallen onderwijsinstellingen onder de Archiefwet, waarin wordt bepaald welke documenten bewaard moeten blijven. De specifieke documenten en de duur van de bewaartermijnen worden vastgelegd in selectielijsten.
Het besluit om persoonsgegevens na het verstrijken van de bewaartermijn te vernietigen of te archiveren, hangt af van de selectielijst en of een onderwijsinstelling volledig of gedeeltelijk onder de Archiefwet valt. Momenteel zijn schoolbesturen verantwoordelijk voor het opstellen van deze selectielijsten. Echter, er wordt gewacht op een nieuwe Archiefwet. Deze vernieuwde wet zal het mogelijk maken dat de PO-raad en VO-raad selectielijsten opstellen voor de gehele onderwijssector.
Update
Door het huidige digitale informatiebeheer is het wenselijk om de regels uit de Archiefwet 1995 te moderniseren en van een nieuwe indeling te voorzien. Om die regels aan te passen aan de huidige praktijk is het noodzakelijk om een nieuwe Archiefwet vast te stellen. De behandeling en het wetsvoorstel tot intrekking van de Archiefwet 1995 kost echter meer tijd dan was voorzien. Inmiddels heeft de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de antwoorden op de Kamervragen over de nieuwe Archiefwet aangeboden aan de Tweede Kamer. Deze nota naar aanleiding van het nader verslag is mede namens de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) overhandigd. Daarnaast wil de staatssecretaris van OCW de wet op 1 januari 2026 in laten gaan. Samen met het nieuwe Archiefbesluit en de Archiefregeling.
Advies
Hoewel de daadwerkelijke invoering en de hiermee gepaard gaande duidelijkheid nog steeds op zich laten wachten, is er een nieuwe datum vastgesteld. Hoe dient u als onderwijsinstelling hiermee om te gaan? Wij adviseren om aan te sluiten bij het advies van Kennisnet.
“Kennisnet raadt aan voorlopig geen documenten en persoonsgegevens die behoren bij de openbaar gezagtaken van schoolbesturen en daarom onder de Archiefwet vallen. Denk aan examens, diploma’s, cijferlijsten en besluiten tot verlenen van vrijstelling op grond van de leerplichtwet. In het kader van de Archiefwet moeten deze worden bewaard. Bewaar ze op een aparte, extra beveiligde plek, waar alleen en selecte groep medewerkers toegang toe heeft. Zodra de selectielijst is vastgesteld door de minister en gepubliceerd in de staatscourant, kun je de bewaartermijnen uit de lijst gaan toepassen.”
Wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn met betrekking tot de Archiefwet, zullen wij u op de hoogte brengen. Wilt u de ‘nota naar aanleiding van het nader verslag’ lezen?
Bron: Kennisnet en het Nationaal Archief – Ministerie van OCW