033 200 30 83
Privacyconvenant versie 4.0 komt eraan!
Op 13 april 2022 is versie 4.0 van het Privacyconvenant gepubliceerd. De laatste versie van het Convenant en het Model Verwerkersovereenkomst (versie 3.0) dateert van mei 2018. Er is sindsdien de nodige kennis en ervaring opgedaan over het toepassen hiervan binnen het onderwijs. Ook is er meer bekend over jurisprudentie en richtlijnen rondom de AVG (zoals de uitspraak van het Europese Hof van Justitie EU d.d. 16 juli 2020 over het Privacy Shield). Tevens zijn uitgangspunten zoals gesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens en de European Data Protection Board in richtsnoeren en uitspraken verwerkt (waaronder de publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens over onderwijs en de Guidelines 07/2020 on the concepts of controller and processor in the GDPR d.d. 7 juli 2021 van de European Data Protection Board).
Goed omgaan met privacy in het onderwijs. Dat doe je niet alleen door afspraken op te schrijven in een Privacyconvenant, maar vooral door deze afspraken in de praktijk te brengen. De school heeft de regie. Deze is tenslotte verantwoordelijk voor de zorgvuldige omvang met de persoonsgegevens van de leerlingen en de communicatie met ouders. Het maken van goede afspraken met aanbieders van digitale producten en diensten hoort daarbij.
Het Convenant en de bijbehorende Model Verwerkersovereenkomst vormen in belangrijke mate een concretisering van verplichtingen die uit de AVG voortvloeien. Als zodanig zijn ze te zien als een uitgewerkte regeling om met behulp van gemeenschappelijk aanvaarde afspraken de Onderwijsinstellingen en Leveranciers te ondersteunen bij de naleving van de wettelijke regels. Het Convenant geeft naast de rolverdeling tussen de partijen de uitgangspunten aan voor wettelijk verplichte afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier.
Dit heeft dus geresulteerd in een nieuwe versie; het Privacyconvenant 4.0. Het advies is om zo spoedig mogelijk maar in ieder geval vanaf 1 augustus 2022 over te gaan naar het gebruik van Model Verwerkersovereenkomsten versie 4.0 bij het verlopen of de vernieuwing van de huidige product-, dienst- of Verwerkersovereenkomst. Bij een doorlopende product- of dienstsovereenkomst dient zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 1 augustus 2026 overgegaan te worden naar het gebruik van versie 4.0. Tot het afsluiten van een Verwerkersovereenkomst 4.0, blijft versie 3.0 uit 2018 geldig. Bij eventuele tegenstrijdigheden is 4.0 echter leidend. De oudere model bewerkersovereenkomsten (versie 1.0 en 2.0) voldoen op diverse onderdelen al geruime tijd niet meer aan de eisen die de AVG stelt. Deze versies dienen met onmiddellijke ingang te worden vervangen door versie 4.0, omdat partijen anders risico’s lopen op het gebied van aansprakelijkheid en/of boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Op www.privacyconvenant.nl kunt u meer informatie vinden over de geüpdate privacyconvenant.
We kunnen ons voorstellen dat dit voor vele leveranciers niet gemakkelijk is. Gelukkig zijn er de experts van PrivacyTeam die u kunnen helpen met het snel overschakelen naar de 4.0 versie.
